Sync SolutionUpitnik

Računovodstvo i financije

Digitalna obrada ulaznih računa, od skena do knjiženja u ERP-u

Digitalna obrada ulaznih računa znači da račun uđe u sustav jednom, aplikacija pročita njegove podatke, a odgovorne osobe ga odobre redom koji vi odredite. Na kraju se proknjiži u ERP bez ručnog prepisivanja. Svaki račun u svakom trenutku ima vidljiv status i odgovornu osobu.

Ispunite kratki upitnikPogledajte primjer

2 minute, bez obveze. Javljamo se s procjenom.

Gdje zapinje papirnati tok računa

  • Računi kruže po e-mailovima i stolovima

    Račun stigne poštom ili e-mailom, ispisuje se, nosi na potpis i zastane u nečijoj ladici. Nitko ne zna kod koga je.

  • Odobravanje se ne može pratiti

    Ne vidi se tko je račun pregledao, tko ga je odobrio ni zašto čeka. Rok plaćanja prolazi dok se traži potpis.

  • Prepisivanje u ERP

    Računovodstvo ponovno upisuje dobavljača, iznose i datume s papira u ERP. Greška u OIB-u ili iznosu otkrije se tek kasnije.

  • Arhiva koja se ne može pretražiti

    Kad zatreba stari račun, traži se po registratorima ili mapama na disku umjesto jednim pretraživanjem.

Kako radi DMS za ulazne račune

Aplikaciju gradimo prema vašem postojećem redoslijedu odobravanja i kontnom planu, a ne obrnuto.

  • Automatsko čitanje računa (OCR)

    Iz skeniranog ili PDF računa aplikacija čita dobavljača, OIB, iznose, datume i stavke. Djelatnik samo provjeri podatke i ispravi ih ako treba.

  • Dobavljač iz baze partnera

    Dobavljač se prepoznaje po OIB-u iz baze partnera u ERP-u, nikad iz slobodnog teksta. Dok dobavljač nije potvrđen, račun se ne može spremiti.

  • Likvidatura po ulogama

    Odobravanje ide u koracima prema vašem postupku. Svaka uloga vidi i mijenja samo svoj dio računa, a ostala polja su zaključana.

  • Obavijesti i statusi

    Osoba čije se odobrenje čeka dobije obavijest. Uprava i računovodstvo u svakom trenutku vide gdje je koji račun.

  • Knjiženje u ERP

    Odobren račun proknjižava se u ERP s kontiranjem prema predlošcima, bez ponovnog upisivanja.

  • Pretraživa arhiva

    Svi računi, s prilozima i poviješću odobravanja, nalaze se na jednom mjestu i mogu se pretraživati.

Primjer iz prakse

Digitalna obrada ulaznih računa

Klijent: Računovodstvena firma

Sustav je u fazi uvođenja: računovodstvo ga testira prije potpunog prelaska sa starog načina rada.

  • Automatsko čitanje računa (OCR): dobavljač, iznosi, datumi i stavke
  • Prepoznavanje dobavljača po OIB-u iz baze partnera
  • Odobravanje (parafiranje) u pet koraka. Svaka uloga vidi i mijenja samo svoj dio
  • Knjiženje izravno u ERP i pretraživa arhiva svih računa

Svaki račun ima vidljiv status i odgovornu osobu, a računovodstvo više ne prepisuje podatke ručno.

Pogledajte sve aplikacije koje smo izgradili

Što dobivate

  • Svaki račun ima vidljiv status i odgovornu osobu.
  • Računovodstvo više ne prepisuje podatke s papira u ERP.
  • Dobavljač je uvijek isti kao u ERP-u, jer dolazi iz baze partnera.
  • Stari račun nađete jednim pretraživanjem.

Kako radimo

Od prvog razgovora do aplikacije koju vaš tim koristi svaki dan.

  1. 1

    Razgovor i upitnik

    Upoznamo vaš proces i gdje gubite vrijeme.

  2. 2

    Prijedlog i procjena

    Konkretan opseg, rok i cijena, bez skrivenih stavki.

  3. 3

    Izrada u koracima

    Gradimo dio po dio i redovito pokazujemo napredak.

  4. 4

    Uvođenje i podrška

    Obuka, prilagodbe i održavanje dok aplikacija radi.

Česta pitanja

Koliko je pouzdano automatsko čitanje računa?

Ovisi o kvaliteti skena i izgledu računa, zato čitanje nikad ne knjiži samo. Aplikacija predloži podatke, a djelatnik ih provjeri prije nego račun krene na odobravanje. Dobavljač se uvijek potvrđuje iz baze partnera po OIB-u.

Što ako dobavljača nema u bazi?

Tada se dobavljač najprije otvori u ERP-u, aplikacija ga preuzme i tek onda se račun može spremiti. Tako u sustavu ne nastaju dobavljači koji ne postoje u ERP-u.

Možemo li zadržati svoj redoslijed likvidature?

Da. Koraci odobravanja, uloge i tko što smije mijenjati postavljaju se prema vašem postojećem postupku. Ako se postupak kasnije promijeni, aplikaciju prilagodimo.

Gdje se čuvaju računi i tko im ima pristup?

Na vašem serveru ili u oblaku, prema dogovoru. Svaka uloga vidi samo ono što treba za svoj posao, a povijest odobravanja ostaje zabilježena uz račun.

Radi li knjiženje s našim ERP-om?

Ako vaš ERP ima API za upis ulaznih računa, odobren račun knjiži se izravno. Ako nema, provjerimo podržava li uvoz datoteke, pa prema tome predložimo rješenje.

Možda vas zanima i

Kroz koliko ruku prođe jedan ulazni račun u vašoj firmi?

Zatražite ponudu putem kratkog upitnika i opišite kako danas zaprimate i odobravate račune. Javit ćemo se s prijedlogom i procjenom, bez obveze.

Ispunite kratki upitnik